Met onze professionele klachtenafhandeling voorkom je escalaties en behoud je meer klanten. Een klacht is vaak een signaal dat er iets beter kan in je organisatie. Met MisterChat kun je je klachtenafhandeling uitbesteden aan een professioneel klantcontactteam dat 24/6 klaarstaat via de telefoon, chat, e-mail en WhatsApp. Je bepaalt zelf welke klachten wij afhandelen, via welke kanalen we werken en hoe we jouw interne team aanvullen. Jij houdt de regie, terwijl wij ervoor zorgen dat geen klacht blijft liggen.
Door je klachtenservice uit te besteden aan een gespecialiseerd team, zorg je dat elke klacht snel en persoonlijk wordt afgehandeld. Bij MisterChat staat één principe centraal: elk contactmoment moet professioneel én persoonlijk zijn. We zorgen dat klanten zich serieus genomen voelen, juist als ze ontevreden zijn. We luisteren, vragen door, leggen helder uit wat er gebeurt en houden klanten op de hoogte van vervolgstappen. Tegelijkertijd helpen we je om klachten structureel beter te organiseren. Onze getrainde klantcontactspecialisten zijn gewend om met vragen én klachten om te gaan, we werken met moderne klantcontactsystemen en rapportages voor inzicht in volumes, doorlooptijden en thema’s, en denken op basis van klantfeedback actief mee over procesverbeteringen.
Je maakt direct gebruik van een team dat dagelijks klachten en complexe klantcases afhandelt. Je hoeft zelf niet meer te investeren in werving, opleiding en training van een volledig eigen klachtenafdeling.
Een externe klantenservice kan vaak goedkoper zijn dan zelf een team opzetten. Je bespaart op vaste salarissen, infrastructuur en software, terwijl je wel profiteert van professionele systemen en processen.
Je kunt eenvoudig op- en afschalen bij pieken in klachten, campagnes, seizoensdrukte of incidenten, zonder gedoe met extra contracten of tijdelijke krachten.
Met duidelijke rapportages zie je precies welke klachten spelen, waar processen haperen en welke verbeterkansen er zijn. Dat helpt je om structureel aan klanttevredenheid te werken.
9.4 / 10
De kosten van klachtenafhandeling uitbesteden hangen af van jouw situatie. In plaats van vaste loonkosten betaal je bij MisterChat alleen voor de capaciteit die je echt nodig hebt.
Belangrijke factoren zijn:
MisterChat neemt klachten namens jouw organisatie aan, luistert naar het verhaal van de klant, stelt verdiepende vragen en legt duidelijk uit welke mogelijkheden er zijn. We doen een passend voorstel binnen jullie klachtenbeleid, leggen afspraken vast en bewaken de opvolging. Waar nodig schakelen we met je interne teams (bijvoorbeeld logistiek, support of finance), zodat de klant niet eindeloos hoeft na te bellen of mailen.
Klachtenafhandeling uitbesteden levert je tijd, rust en professionaliteit op. In plaats van dat jouw team naast het dagelijkse werk ook alle klachten moet opvangen, neemt MisterChat dit structureel van je over. Klanten krijgen sneller een persoonlijk en duidelijk antwoord, klachten escaleren minder snel naar boze reviews en je behoudt meer klanten.
De tarieven voor het uitbesteden van klachtenafhandeling hangen af van een aantal factoren, zoals het aantal klachten per maand, de kanalen die je wilt inzetten, de gewenste openingstijden en of we alleen de eerstelijnsafhandeling doen of ook complexere cases en escalaties. Tijdens een vrijblijvend gesprek brengen we je situatie in kaart en ontvang je een heldere offerte, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Ja, dat kan. Sommige organisaties kiezen ervoor om alleen een deel uit te besteden. Andere kiezen juist voor volledige uitbesteding van de eerste lijn en houden alleen escalaties in huis. Zo kun je rustig instappen en uitbreiden zodra je merkt dat het werkt voor jouw organisatie.
Ons doel is dat het voor je klant voelt alsof hij of zij met jouw eigen organisatie spreekt. Daarom werken we met een vaste tone of voice, scripts en richtlijnen die we samen met jou opstellen. Medewerkers worden specifiek getraind op jouw merk, producten en beleid en vormen zo een echt verlengstuk van je eigen team.
We kunnen klachten afhandelen via de kanalen die jij belangrijk vindt: e-mail, telefoon, LiveChat, WhatsApp, social media en, waar nodig, je eigen ticketsysteem of klachtenportaal. Samen bepalen we welke kanalen we actief monitoren en welke responstijden daarbij horen, zodat klanten overal dezelfde kwaliteit ervaren.
Onze klantcontactspecialisten zijn getraind in gesprekstechnieken, conflictbeheersing en het voeren van lastige gesprekken. We werken met duidelijke richtlijnen voor empathie, uitleg en oplossingsrichtingen, maar geen “kille scripts”.
Ja. Je ontvangt periodieke rapportages met onder andere aantallen klachten, thema’s, doorlooptijden, gebruikte kanalen en uitkomsten. Op basis daarvan signaleren we trends en verbeterkansen in processen, producten en communicatie.
Dat hangt af van de complexiteit van je beleid en systemen, maar meestal kunnen we binnen enkele weken live. In die periode maken we samen een analyse van je huidige klachtenstroom, zetten we beleid en richtlijnen om in praktische scripts, richten we systemen en kanalen in en trainen we het team op jouw merk en cases. Daarna starten we vaak met een pilot, zodat we gecontroleerd kunnen opschalen.
